Meestal zal een werkgever bij een eerste of tweede misstap van een werknemer niet meteen denken aan ontslag van de werknemer. Hij zal daarom ook niet snel in die richting sturen. Het is echter wel belangrijk om altijd in het achterhoofd te houden dat ontslag tot de mogelijkheden kan behoren als de werknemer een derde of vierde misstap maakt of als zijn gedrag niet verbetert, of zelfs verslechtert. In dat geval is het belangrijk dat ook de eerste en tweede misstap van de werknemer goed zijn gedocumenteerd. In de praktijk spreken leidinggevenden medewerkers persoonlijk aan op zaken die niet door de beugel kunnen.
Dat is natuurlijk ook niet zo gek; het komt de sfeer immers niet ten goede als werknemers bij het minste of geringste schriftelijke bevestigingen of waarschuwingen van hun werkgever ontvangen. Pas als het echt ‘de spuigaten uitloopt’ zal de werknemer ook schriftelijk worden aangesproken. In een functionerings- of beoordelingsgesprek past het wel goed om de zaken die in het afgelopen jaar minder goed zijn verlopen met de werknemer te bespreken én schriftelijk vast te leggen. Zo nodig kan vervolgens een verbetertraject worden opgestart. Als de werknemer niet verbetert of wederom de fout ingaat, dan heeft de werkgever op die manier zijn ontslagdossier op orde.
Welke stappen doorloop je bij (ontslag)dossieropbouw?
Stap 1 – Constateren
De werkgever constateert disfunctioneren, verwijtbaar handelen of (ver)storend gedrag.
Stap 2 – Gesprek
De werkgever spreekt de werknemer daarop aan en vraagt hem om diens reactie: Wat is er gebeurd? Hoe is het zo gekomen? Wat doen we eraan? Als de situatie daar naar is, dan bevestigt de werkgever schriftelijk het gesprek en/of geeft hij de werknemer een schriftelijke waarschuwing. De werkgever noteert in elk geval het voorval en het gesprek daarover als agendapunt voor het eerstvolgende beoordelings- of functioneringsgesprek. disfunctioneren:
Stap 3 – Voorstel verbetertraject
Op het moment waarop de werkgever vindt dat het functioneren, het handelen en/of het gedrag van de werknemer moet verbeteren, dan vertelt hij dat aan de werknemer en dan legt hij uit dat een verbetertraject wordt ingegaan, wat dit inhoudt en wat van de werknemer wordt verwacht:
- Welke (concrete en meetbare) punten moet de werknemer, wat de werkgever betreft, verbeterd hebben aan het einde van het traject?
- Per welke datum wordt het verbetertraject gestart?
- Wat houdt het verbetertraject in?
- Hoe lang duurt het traject?
- Wie gaat (gaan) de werknemer begeleiden?
- Op welke datum vindt het afrondende gesprek plaats?
- Wanneer wordt geëvalueerd (bijvoorbeeld eens per twee weken) en o wat wordt dan geëvalueerd (bijvoorbeeld: we stellen iedere maand concrete en meetbare targets vast die een maand later worden geëvalueerd.)
Vermeld duidelijk dat de werkgever de werknemer hulp en begeleiding biedt bij zijn verbetertraject en dat van de werknemer wordt verwacht dat hij aangeeft wat hij denkt dat hij nodig heeft om te verbeteren. Het is belangrijk om heel duidelijk te zijn over de consequenties die volgen als de werknemer niet (voldoende) verbetert (bijvoorbeeld herplaatsing, degradatie of ontslag). Leg dit goed schriftelijk vast en laat uw werknemer voor akkoord – of in elk geval voor ontvangst – tekenen.
Stap 4 – Eerste gesprek
Start het verbetertraject met een eerste gesprek; werkgever en werknemer spreken met elkaar af welke (concrete en meetbare) punten bij het eerstvolgende evaluatiemoment (bijvoorbeeld na een maand) verbeterd moeten zijn. Leg dit goed schriftelijk vast en laat uw werknemer voor akkoord – of in elk geval voor ontvangst – tekenen.
Stap 5. Volgende gesprekken
Bij de volgende gesprekken worden de verbeterpunten stap voor stap doorgenomen en wordt gekeken of de gemaakte afspraken door de werknemer zijn nagekomen. Heeft de werknemer zich niet aan alle afspraken gehouden, stel dat dan met elkaar vast en vraag de werknemer duidelijk waarom het niet is gelukt. Wijs de werknemer er nogmaals op wat de consequenties zijn als hij niet verbetert en vraag hem of er iets is wat vanuit de werkgever gedaan kan worden om de werknemer te helpen bij het nakomen van de gemaakte afspraken. Stel vervolgens de afspraken vast die de bij het volgende evaluatiemoment moeten zijn nagekomen. Herhaal dit consequent, ook als de werknemer zijn functioneren naar tevredenheid verbetert en ook als gedurende het verbetertraject geen enkele verbetering te bespeuren is. De afspraken zijn gemaakt om een verbetertraject in te gaan en die afspraken moeten worden nagekomen. Leg alle gesprekken goed schriftelijk vast en laat uw werknemer steeds voor akkoord – of in elk geval voor ontvangst – tekenen.
Stap 6 – Einde verbetertraject
Aan het begin van het verbetertraject is een einddatum van het traject vastgesteld. Plan een eindgesprek in en maak de balans op; heeft de werknemer zijn functioneren voldoende verbeterd op de punten die aan het begin van het traject zijn afgesproken?
a. Zo ja, waarom? Zijn er punten die de komende tijd nog extra aandacht verdienen? Is het goed om na een paar maanden weer bij elkaar te komen om te zien of het nog steeds goed gaat? Leg dit goed schriftelijk vast en laat uw werknemer voor akkoord – of in elk geval voor ontvangst – tekenen.
b. Zo nee, waarom niet? Wat is hiervan de consequentie?
- Verlenging van het verbetertraject? Spreek dan weer een duidelijk en afgebakend traject af met concrete en controleerbare verbeterpunten.
- Herplaatsing in een andere (lagere) functie of op een andere afdeling?
- Beëindiging dienstverband? In dit geval zal eerst binnen de organisatie gekeken moeten worden of herplaatsing mogelijk is.
- Is beëindiging in onderling overleg mogelijk? Ofwel door beëindiging met wederzijds goedvinden ofwel – door opzegging met instemming van de werknemer.
- Is beëindiging in onderling overleg niet mogelijk? Dan kan een ontbindingsverzoek bij de kantonrechter worden ingediend.
Leg dit goed schriftelijk vast en laat uw werknemer voor akkoord – of in elk geval voor ontvangst – tekenen. Bewaar alle gespreksverslagen en correspondentie in het personeelsdossier van de werknemer. Verstrek kopieën van deze documenten aan de werknemer. Op deze manier kunt u goed aantonen welke stappen zijn genomen om het functioneren van de werknemer te verbeteren. En dat u zich als goed werkgever heeft gedragen.
Bron: ExpertHR – Mr. E. van Schie
