Werknemers in de gaten houden op social media

 

Als werkgever of HR mag je niet zomaar (toekomstige) werknemers in de gaten houden op social media. Dat staat nog eens benadrukt in nieuwe privacyregels die de Autoriteit Persoonsgegevens heeft opgesteld samen met de andere Europese privacy-toezichthouders.

 

Met de opinie zorgen de Europese privacy-toezichthouders voor enige opschudding. Want het werven van kandidaten via Google, Facebook en Twitter gebeurt veelvuldig en het is eenvoudig om (toekomstige) werknemers te checken via internet. Social media als Facebook en Twitter zijn tenslotte openbaar, dus iedereen kan zelf bepalen wat zij daar tonen.

 

Maar zo werkt het niet helemaal, zo blijkt uit de opinie. Gezamenlijk stellen de Europese privacy-toezichthouders dat werkgevers hun (toekomstige) werknemers goed moeten informeren als zij persoonsgegevens gebruiken van bijvoorbeeld social media. ‘Het belangrijkste advies uit deze nieuwe opinie is dat we zeggen: wees open, helder en transparant in je communicatie. Zet daarom in je vacaturetekst dat je bij de selectieprocedure ook gebruik zult maken van social media’, zegt Lysette Rutgers van de Autoriteit Persoonsgegevens. ‘In de praktijk voel je je misschien snel gerechtvaardigd om op een profiel te kijken, maar dat is lang niet altijd het geval.’

 

Daarom stellen de privacy-toezichthouders dat het verzamelen van persoonsgegevens altijd gerechtvaardigd moet zijn. Oftewel, de inbreuk op privacy mag niet groter zijn dan strikt noodzakelijk en er moet een belang zijn om te monitoren. ‘Het voelt misschien heel logisch om een facebookprofiel te screenen omdat het publiekelijk openbaar is, maar je kan niet zomaar allerlei privé-informatie van (toekomstige) werknemers binnenhalen, zegt Rutgers. ‘Kijk bij een sollicitatieprocedure precies wat nodig is voor de functie en stem je zoektocht daarop af. Stel dat je een woordvoerder zoekt. Dan is het gerechtvaardigd dat je op social media controleert of die persoon niet heel uitgesproken aankondigingen doet omdat dat niet representatief is voor zijn functie. Maar bij bijvoorbeeld een stratenmaker is het minder relevant om te weten wat hij in zijn vrije tijd doet.’

De Autoriteit Persoonsgegevens kan optreden en sancties opleggen als bedrijven zich niet aan de privacyregels houden. ‘Er zijn nog geen boetes uitgedeeld rondom het gebruik van bijvoorbeeld social media, maar als het gaat om de omgang met privacygegevens van werknemers zijn er al verschillende sancties uitgedeeld’, zegt Rutgers. Zo’n sanctie begint met het instellen van een onderzoek maar kan uiteindelijk ook leiden tot een geldboete.