Een beoordelingsgesprek vindt meestal jaarlijks plaats. Als je dit gesprek op de juiste manier voert, profiteer je het hele jaar van een werknemer die beter functioneert. Werknemers willen graag weten of ze goed presteren. Een beoordelingsgesprek is dan ook een mooie gelegenheid om je werknemers waar nodig bij te sturen voor het komende jaar.
Het beoordelingsgesprek is een belangrijk moment. Tijdens dit gesprek kun je nuttige feedback geven aan je werknemer over zijn functioneren in het afgelopen jaar. Je kunt aangeven of een werknemer in aanmerking komt voor een contractverlenging of niet. Ook kun je op basis van het oordeel een loonsverhoging geven of een andere prestatiebeloning.
Wat is nou eigenlijk het verschil met een functioneringsgesprek?
Een beoordelingsgesprek is anders dan een functioneringsgesprek. Bij het functioneringsgesprek (meestal halverwege het jaar) stel je veel vragen en kun je feedback geven aan je werknemer. Bij een beoordelingsgesprek gaat het met name om het oordeel van jou als werkgever. Dat is de basis van het gesprek.
Tien tips voor leidinggevenden:
1. Spreek duidelijke doelen af
Een beoordelingsgesprek heeft weinig zin zonder duidelijke doelen. Werknemers moeten namelijk weten waarop ze worden beoordeeld. Dat kan gebeuren op basis van een functieprofiel of ontwikkelafspraken. Deze afspraken maak je meestal tijdens een planningsgesprek, dat kort na het laatste beoordelingsgesprek plaatsvindt.
Tip: Maak gebruik van duidelijke KPI’s om je werknemer op te beoordelen.
2. Beoordeel het hele jaar door
Het is verstandig om werknemers het hele jaar door van feedback te voorzien over hun functioneren. Daardoor komt eventuele negatieve feedback tijdens het beoordelingsgesprek minder onverwacht en bied je kansen voor verbetering. Zo’n tussentijdse beoordeling geef je bijvoorbeeld tijdens een een-op-een gesprek.
3. Volg een vaste regelmaat
Beoordelingsgesprekken vinden meestal plaats aan het eind van het jaar, maar in veel bedrijven is dit een drukke periode. Om te voorkomen dat de beoordelingsgesprekken erbij inschieten, is het zinvol om de gesprekscyclus volgens een vast ritme te laten plaatsvinden. Houd de gesprekken bijvoorbeeld steeds in dezelfde maand en volg een strakke planning.
4. Trek voldoende tijd uit
Wie heeft niet een volle agenda? De verleiding kan daardoor groot zijn om een beoordeling even tussendoor te doen. Het is mogelijk dat je een werknemer daardoor tekortdoet, want wellicht zie je belangrijke verbeterpunten over het hoofd. Dit ontneemt hem de kans om beter zijn best te doen.
5. Gebruik een beoordelingsformulier
Een beoordelingsformulier bevat de criteria waarop je iemand beoordeelt. Je vult het vooraf in en geeft een score, zoals: onvoldoende, matig, voldoende, goed of uitstekend. Het voordeel van zo’n formulier is dat je prestaties makkelijk kunt vergelijken. Ook geeft het houvast tijdens het beoordelingsgesprek.
6. Hanteer de juiste maatstaf
Sommige leidinggevenden nemen zichzelf als maatstaf. Ze verwachten dat een werknemer precies dezelfde inzet toont als een directeur of afdelingshoofd. Als iemand de bijbehorende verantwoordelijkheden niet heeft, gaat het wat ver om dit tot norm te verheffen. Je beoordeelt werknemers alleen voor de functie die ze uitoefenen.
7. Richt je op het functioneren
De beoordeling gaat over het functioneren van je werknemer. Dus of hij afgesproken doelen heeft behaald of bepaalde vaardigheden heeft ontwikkeld. Je richt je dus niet op de persoon door bijvoorbeeld iemand te veroordelen vanwege een persoonlijke eigenschap of zijn uiterlijk.
8. Blijf bij de feiten
Een beoordeling moet gebaseerd zijn op feiten. Gebruik bijvoorbeeld enkele bedrijfsresultaten (cijfers) waar je werknemer persoonlijk verantwoordelijk voor is. Vermoedens of geruchten mogen bij de beoordeling geen rol spelen. Deze hoeven namelijk niets te zeggen over het functioneren van een werknemer.
9. Geef nieuwe kansen
Iedere werknemer maakt fouten. Misschien heb je een misstap tijdens een eerdere beoordeling uitgebreid besproken en heeft je werknemer inmiddels zijn leven gebeterd. Dan is het belangrijk om die niet steeds op te rakelen tijdens latere beoordelingsgesprekken. Een nieuwe ronde brengt nieuwe kansen met zich mee.
10. Maak een beoordelingsverslag
In een beoordelingsverslag leg je vast wat je met de werknemer hebt besproken, inclusief de gemaakte afspraken. Je kunt hier in latere beoordelingsgesprekken op teruggrijpen en zien welke vorderingen iemand heeft gemaakt. Veel werkgevers vragen hun personeel om dit verslag voor gezien te ondertekenen.
Bron: Ondernemen Met Personeel
